Datenschutzerklärung (DSGVO)
Seit 2018 schreibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor, wie alle Arten von Daten, die sich direkt oder indirekt auf Personen beziehen, verarbeitet werden dürfen.
Unter die so geschützten Daten fallen alle Daten, die mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden können. Das bezieht sich nicht nur auf strukturierte Daten in einer Datenbank oder einem ähnlichen Register, sondern auch auf unstrukturierte Daten, zum Beispiel E-Mails, individuelle Dokumente usw. Diese Daten brauchen nicht in einem IT-System gespeichert zu sein, auch physische Register und Archive fallen unter diese Verordnung.
Die Verordnung regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen. Das bedeutet, dass dadurch die Sammlung, Aufzeichnung, Ordnung, Strukturierung, Speicherung, Abrufung, Betrachtung, Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten geregelt wird – also alles, was man möglicherweise mit diesen Daten tun will.
Hier bei Swede-Wheel arbeiten wir zu 100 % im B2B-Bereich, weshalb wir vorwiegend Unternehmensdaten und personenbezogene Daten verarbeiten, die zum Beispiel Angestellte, Kontaktpersonen bei Kunden und Zulieferer dieser Firmen betreffen. Diese Daten werden zweckgebunden verwendet, um schriftliche und nicht-schriftliche Vereinbarungen mit Kunden und potenziellen Kunden bzw. Partnern zu erfüllen. Unser Ziel dabei ist es, möglichst wenige personenbezogene Daten zu erheben. Im Allgemeinen speichern wir folgende Daten über Sie und Ihr Unternehmen: die Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens, den Firmennamen, mit dem Unternehmen verknüpfte Adressen, Liefer- und Rechnungsdetails sowie den Namen, die geschäftliche E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der entsprechenden Kontaktpersonen.
Diese Daten nutzen wir vorwiegend firmenintern. Außerhalb unseres Unternehmens hat niemand Zugriff auf die Daten. Wenn Sie nicht wünschen, dass wir diese Daten über Sie und Ihre Firma speichern, teilen Sie es uns bitte mit, dann löschen wir sie.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Swede-Wheel soll von der DSGVO abgedeckt sein und auf gesetzlicher Grundlage erfolgen, sodass die personenbezogenen Daten im Interesse unserer Kunden, Angestellten und Zulieferern sicher und transparent behandelt werden.
Wenn wir personenbezogene Daten verarbeiten, erfolgt das ausschließlich mit Zustimmung und/oder zweckgebunden, zur Ausübung unserer Geschäftstätigkeit, um vertraglichen und rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, um unsere Systeme zu schützen oder um andere berechtigte Interessen wahrzunehmen, die größtenteils mit Vertriebs- und Marketingaktivitäten zusammenhängen.
Die folgenden Dienstleistungen beziehen sich auf Swede-Wheel und unsere Kooperationspartner, die in unserem Namen Aufgaben ausführen und mit denen wir Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen haben.
Innerhalb von Swede-Wheel AB werden folgende Register verwendet:
JEEVES
Unser Geschäftssystem, in dem Bestellungen gemeinsam mit Kontakt-, Liefer- und Rechnungsdaten bei uns bestellender Unternehmen gespeichert sind.
Paloma
Zu Marketingzwecken, darunter auch Newsletter und ähnliche Dienstleistungen.
Vereinbarungsarchiv
Swede-Wheel hat ein physisches Archiv aller aktuellen Vereinbarungen. Dieses Archiv umfasst Kontakt-, Liefer- und Rechnungsdaten unserer Vertragspartner.
Rechnungen
Buchführungsdaten müssen nach Ende des Kalenderjahrs, in dem das Geschäftsjahr endete, 7 Jahre lang aufbewahrt werden.
Office 365
Alle Angestellten bei Swede-Wheel nutzen Microsoft Outlook. Dieses Programm enthält die Namen, E-Mail-Adressen usw. aller Personen, mit denen unser Personal im Zuge der Arbeit in Kontakt stehen. Unsere Outlook-Programme werden regelmäßig bereinigt. Die Daten in Outlook werden nicht geordnet.